Sau khi xác định mình thuộc trường hợp tự Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân, bước tiếp theo bạn cần làm là xin Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân từ các đơn vị đã chi trả thu nhập trong năm. Đây là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ quyết toán, đặc biệt khi bạn có nhiều nguồn thu nhập. Nếu thiếu chứng từ này, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đối chiếu số thuế đã khấu trừ và hoàn thiện hồ sơ.
Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân là giấy do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp, ghi nhận số thuế thu nhập cá nhân đã bị khấu trừ từ thu nhập của người lao động trong năm. Về bản chất, đây là căn cứ để xác nhận số thuế đã bị khấu trừ tại nguồn, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân được sử dụng trong nhiều trường hợp, trong đó có thể kể đến:
Thứ nhất, đây là một thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể căn cứ vào dữ liệu quản lý thuế để xử lý hồ sơ mà không yêu cầu bổ sung chứng từ này.
Thứ hai, chứng từ là căn cứ để cá nhân kiểm tra số thuế đã bị khấu trừ trong năm, từ đó đối chiếu và xác định mức khấu trừ có chính xác hay không.
Thứ ba, đây là bằng chứng thể hiện việc thực hiện nghĩa vụ thuế của cá nhân, góp phần đảm bảo tính minh bạch trong việc ghi nhận thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
Quy định về việc cấp chứng từ
Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân trả thu nhập khi có yêu cầu từ người lao động.
Cụ thể, tại Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
“Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ”.
Như vậy, khi cá nhân có yêu cầu, đơn vị trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ. Đây là nghĩa vụ theo quy định, vì vậy bạn hoàn toàn có thể chủ động yêu cầu công ty cũ hoặc đơn vị đã chi trả thu nhập cấp chứng từ khi cần (đừng ngại nhé!). Tuy nhiên, nếu cá nhân đã thực hiện ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập, thì tổ chức sẽ không cấp Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân.
Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC:
- Đối với cá nhân không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 03 tháng: Cá nhân có thể yêu cầu cấp chứng từ theo từng lần khấu trừ hoặc cấp gộp trong cùng kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên: Tổ chức trả thu nhập sẽ cấp một chứng từ cho toàn bộ kỳ tính thuế.
Thời điểm lập và cấp chứng từ
Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế”.
Theo đó, chứng từ phải được lập tại thời điểm phát sinh việc khấu trừ thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, việc cấp chứng từ cho cá nhân thường được thực hiện khi cá nhân có yêu cầu, đặc biệt trong giai đoạn quyết toán thuế.
Nội dung của Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân
Theo Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin chứng từ: tên, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự
- Thông tin người nộp thuế: họ tên, địa chỉ, mã số thuế
- Quốc tịch (đối với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam)
- Thông tin thu nhập: tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, khoản thu nhập thực nhận
- Thời điểm lập chứng từ
- Họ tên, chữ ký của tổ chức/cá nhân trả thu nhập
Trường hợp chứng từ điện tử, chữ ký sử dụng là chữ ký số theo quy định.
Lưu ý: Nếu chưa từng quyết toán thuế cho các năm trước, bạn hoàn toàn có thể gửi email đến các công ty cũ để xin cấp lại chứng từ (ví dụ từ năm 2020), nhằm phục vụ cho việc quyết toán bổ sung.
Bạn cần liên hệ ai để xin chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân?
Trong thực tế, Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân không phải lúc nào cũng được cấp sẵn cho người lao động, đặc biệt trong các trường hợp đã nghỉ việc hoặc làm việc tại nhiều công ty trong cùng một năm. Vì vậy, cá nhân thường cần chủ động liên hệ với đơn vị đã chi trả thu nhập để xin cấp chứng từ phục vụ cho việc quyết toán thuế.
Thông thường, bộ phận phù hợp nhất để tiếp nhận và xử lý yêu cầu này là phòng kế toán, bởi đây là đơn vị trực tiếp thực hiện việc khấu trừ thuế và quản lý các chứng từ liên quan. Trong trường hợp không có thông tin liên hệ của kế toán, người lao động có thể gửi yêu cầu đến phòng nhân sự để được hỗ trợ chuyển tiếp nội bộ.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc không phân chia phòng ban rõ ràng, người lao động có thể liên hệ trực tiếp với quản lý hoặc bộ phận hành chính để được hướng dẫn. Ngoài ra, nếu đã nghỉ việc, việc gửi email về địa chỉ liên hệ chính thức của công ty cũ hoặc người từng phụ trách hồ sơ của mình sẽ giúp tăng khả năng được phản hồi nhanh chóng.
Một điểm cần lưu ý là yêu cầu cấp chứng từ nên được gửi đúng đơn vị đã ký hợp đồng lao động và chi trả thu nhập cho cá nhân, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc công ty thành viên.
Mẫu email xin Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân
Tiêu đề email: Hỗ trợ cung cấp Chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm _____
Nội dung email:
Dear ______,
Em là ______, từng công tác tại ______ trong năm ______và ______, vị trí _____.
Em viết email này nhờ công ty hỗ trợ cấp Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân trong năm ______, nhằm phục vụ cho việc Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân năm ______.
THÔNG TIN CÁ NHÂN:
Họ và tên:
Mã số thuế cá nhân:
Số CCCD: ______ – Ngày cấp: ______
SĐT: ______
Email: ______
Nếu cần thêm thông tin hoặc hồ sơ liên quan, anh/chị có thể liên hệ lại với em qua email hoặc số điện thoại trên.
Em cảm ơn anh/chị.
Lưu ý khi gửi email
Để việc cấp chứng từ được xử lý nhanh chóng, bạn nên:
- Cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, đặc biệt là mã số thuế
- Ghi rõ năm cần cấp chứng từ
- Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi
Ngoài ra, cách xưng hô trong email có thể điều chỉnh linh hoạt tùy theo văn hóa doanh nghiệp.
Bước tiếp theo
Sau khi đã thu thập đầy đủ Chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân từ các đơn vị đã làm việc và đối chiếu với dữ liệu trên eTax Mobile, bạn có thể bắt đầu bước tiếp theo là thực hiện Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân.
Ở bước này, bạn sẽ cần:
- Tổng hợp toàn bộ nguồn thu nhập trong năm
- Kiểm tra số thuế đã bị khấu trừ tại từng nơi
- Xác định số thuế còn phải nộp thêm hoặc được hoàn
Việc đối chiếu giữa chứng từ và dữ liệu trên eTax Mobile là rất quan trọng, vì đây sẽ là căn cứ để bạn kê khai chính xác khi nộp hồ sơ quyết toán.
Disclaimer: Bài viết này là chia sẻ từ trải nghiệm cá nhân của tôi, một người thường xuyên tự quyết toán thuế vì có nhiều nguồn thu nhập (vừa full-time vừa freelance). Nội dung trong bài được tổng hợp từ quá trình tự thực hiện, tham khảo quy định hiện hành và trao đổi thêm với các anh/chị quen biết làm trong lĩnh vực kế toán-thuế. Tuy nhiên, luật thuế luôn có sự thay đổi theo thời gian và từng trường hợp cụ thể. Nếu bạn thấy có điểm nào chưa đúng hoặc cần cập nhật, cứ bình luận cho tôi biết để tôi chỉnh sửa/bổ sung lại nha.
lemy90s 
Leave a comment